「Q&A合集」近百家审计实战总结，检测实验室10大高频合规问题及整改建议

A：这是文件管理体系中常见的问题，通常会被列为次要或一般缺陷。

典型案例：验证方案中写明使用A方法手动分析数据，实际操作中使用的却是仪器自带的B方法自动分析。或SOP规定使用某种试剂/耗材，实际操作中使用替代品，但文件未同步更新。

整改建议：修订SOP，培训新SOP，并要求定期回顾。另外还需要深度分析原因，例如是否编写人员不熟悉操作等。SOP是所有操作人员的操作指南，需要具备一定能力资质的人员编写。

A：这属于文件变更管理缺陷，通常会被列为主要缺陷。

潜在风险：缺少影响评估内容会难以评估文件变更对关联文件或操作的影响，造成体系内文件之间的互相矛盾，或实际操作与文件要求不一致。

整改建议：在文件修订申请审批中增加影响评估模块，并将影响评估的框架搭好，涵盖要求评估的内容，便于申请人员填写。

A：这属于设备管理缺陷，通常被列为一般缺陷。

常见场景：设备在没有使用时，标识仍然处于“运行”状态，或者设备标识转盘长期无人管理，不论设备是什么状态，转盘标识一直没有拨动。

整改建议：明确“运行”状态的定义，根据实验室设备的使用情况，尽量减少多种状态的描述，例如“运行”代表使用中和待机，“停用”代表计量、验证、维修中等。对于使用转盘来标识设备状态的，可在实验记录或设备使用记录中添加转盘使用的确认环节，以防止使用人忘记。

A：这属于环境监控缺陷，通常会被列为一般缺陷。

潜在风险：冰箱的温度监控探头放置在箱体的几何中心，而非验证报告输出的最差点。当冰箱内最差点出现超温时，监控系统不能识别。这就可能会造成储存在最差点附近的物料变质失效。

整改建议：文件要明确监控探头放在验证最差点的要求，在设备上张贴最差点示意图，提醒探头放置位置。

A：这属于良好记录规范问题，是实验室基础且常见的问题之一。

风险分析：实验记录中关键数据被划改，但旁边未注明修改原因、修改人签名和修改日期。这将导致无法追溯数据的变更历史，影响数据的采信度和可追溯性。

整改建议：对于已经发生的划改，应补充原因并详细说明。在记录管理程序中，明确划改规范以及示例。在审核记录中增加“是否有划改，划改是否符合规范”这一复核确认项。

A：这属于记录管理缺陷，通常被列为一般缺陷。

潜在风险：设备使用记录或台账以散页形式存放，未装订成册。或者记录虽然装订但是页脚缺少页码信息。散页记录容易丢失，或者顺序混乱，记录的完整性和连续性得不到保障。另外，散页记录替换风险高，不利于长期保存和索引。

整改建议：对能够装订成册的，要求必须装订成册。实验室已使用的散页记录，分区域统一集中放置文件盒，并制作文件盒内容物清单。清单应详细列出记录名称、页数和分发号。日常中，对于实在无法装订成册的记录，应采用受控表单的形式，每张表单必须有编号，由QA登记发放，并做好收发平衡。

A：这属于试剂管理方面的缺陷，通常被列为一般缺陷（限非关键物料）。

风险分析：试剂分装后的容器、介质可能会发生变化，导致原包装标示的效期不再适用。需要冻融分装的物料，如果对温度波动敏感，可能会使其在一定时间内发生变质，导致检测结果不准确。

整改建议：识别实验室所有需要分装的物料，形成分装物料清单，并明确分装的容器和介质。制定实验室分装效期验证方案，在方案验证完成前，暂定短期保守效期。

A：这属于样品管理缺陷，通常被列为一般缺陷。

风险分析：样品在运输过程中的温度波动不经过确认，存在异常温度导致的样品变质风险。接收方在这种情况下开展检测工作，结果可能无法真实反应样品数据。

整改建议：需要在样品接收表中增加温度核对专栏，并明确核对要求，例如核对温度曲线、索要全程温度记录数据、温度监控设备的计量校准证书等，并要求运输商提供运输验证。

A：这属于供应商管理缺陷，通常会被列为一般缺陷。

风险分析：对供应商进行了现场审计并出具了含多项缺陷的问题通知单，审计总结后初步结论通过，但缺少对缺陷整改情况的跟踪确认记录。这可能会导致供应商一直带着问题提供服务，尤其是涉及关键缺陷的。

整改建议：在合格供应商审批环节增加整改确认和整改材料的收集。确认供应商完成全部整改后再放行。

A：这属于供应商全生命周期的管理缺陷，通常会被列为一般缺陷。

风险分析：供应商一旦进入合格供应商名单，便“一劳永逸”。供应商的资质、能力是会发生变化的，如果没有及时评估，将会给实验室带来物料和服务供应上的风险。

整改建议：修订供应商管理程序，增加合格供应商名单更新的触发条件和频率。对于分包检测单位等重要供应商，回顾内容应规定至少包括：最近一次的现场审计缺陷和整改、官方审计历史（如有）、服务期间的异常质量事件（如偏差或OOS）等。